10 consejos sencillos para confeccionar gráficas para tus presentaciones

¿Cuántas presentaciones a las que has asistido no llevaban diapositivas? Casi seguro responderás que muy pocas. ¿Y cuántas de ellas no llevaban ninguna gráfica? Probablemente, menos aún.

Y es que la mayor parte de las presentaciones llevan diapositivas para facilitar la interpretación del discurso y la transmisión de los mensajes. Pero gran parte de su eficacia reside en cómo se exponen los datos. Para ello, las gráficas son muy útiles porque son una forma muy visual e intuitiva de mostrar la información y facilitan mucho la interpretación de los datos. Eso sí, siempre que estén correctamente diseñadas, lo que muchas veces no sucede. Por eso, en este post te doy unos sencillos consejos para que tus gráficas sean fáciles de entender y contribuyan al mensaje.

Pero antes de empezar, quiero dejar claro que estas recomendaciones son exclusivas para gráficas que vayan a proyectarse en diapositivas y no para otro tipo de documentos. Ni siquiera para esos pdf que enviamos cuando nos piden «la presentación». Y dicho esto, empezamos.

1. Ten claro el propósito de la gráfica

No sólo tenemos que saber cuáles son los datos que vamos a incorporar a la gráfica, sino que es necesario pensar bien qué queremos realmente mostrar con esos datos. A partir de una sola gráfica, por simple que sea, se pueden extraer varias ideas. Si tenemos una gráfica con solo dos columnas podemos poner el foco en la más grande o en la más pequeña. Por ejemplo, en la siguiente figura podemos poner la atención de la audiencia sobre el mayor contenido en ácido oleico del aceite de oliva o el menor del aceite de colza.

Por tanto, antes elaborar la gráfica, deberíamos plantearnos qué queremos representar, cuál es la idea clave que se extrae del resultado expresado en esa gráfica y cómo se muestran mejor los datos para que sea fácil extraer esa idea. Para facilitar más a la audiencia que pueda interpretar adecuadamente la gráfica, podemos colocar la idea clave en la parte superior de la diapositiva, como una oración completa. Puesto que las diapositivas se leen de arriba a abajo y de izquierda a derecha (al menos en algunas culturas), si la audiencia lee la idea clave en primer lugar, ya sabe cómo interpretar rápidamente la gráfica y puede prestar más atención a las palabras del ponente.

Por tanto, antes elaborar la gráfica, deberíamos plantearnos qué queremos representar, cuál es la idea clave que se extrae del resultado expresado en esa gráfica y cómo se muestran mejor los datos para que sea fácil extraer esa idea. Para facilitar más a la audiencia que pueda interpretar adecuadamente la gráfica, podemos colocar la idea clave en la parte superior de la diapositiva, como una oración completa. Puesto que las diapositivas se leen de arriba a abajo y de izquierda a derecha (al menos en algunas culturas), si la audiencia lee la idea clave en primer lugar, ya sabe cómo interpretar rápidamente la gráfica y puede prestar más atención a las palabras del ponente.

2. No reutilices gráficas de documentos en otros formatos

Algo muy común al preparar diapositivas es reutilizar gráficas que tenemos ya en otros formatos. Si nosotros mismos u otros han confeccionado una gráfica para un libro, una revista o una web con los mismos datos, ¿por qué no reutilizarla en mi presentación? Al fin y al cabo contiene la misma información y hasta es probable que tenga el mismo propósito.

Esto, que parece de sentido común, no lo es tanto. De hecho, no me cansaré de repetir que el sentido común no existe. El sentido común solo existe en la percepción de las cosas que tiene uno mismo. Cuando esa percepción coincide con la percepción de la mayoría, nos parece de sentido común, pero hasta entonces no lo es.

Pero volvamos a las gráficas. Lo que sirve para un formato escrito no tiene por qué servir para una presentación. Recordemos que las presentaciones deben ser, ante todo, visuales, por lo que las imágenes y los colores tienen más importancia que en los documentos escritos. Además, mientras que un lector tiene el control del documento escrito y puede dedicarle todo el tiempo que considere a su lectura, en las presentaciones el control lo tiene el ponente. Es el que presenta el que decide cuándo se cambia de diapositiva y el tiempo que la audiencia tendrá para ver la gráfica y entenderla. En general, ese tiempo es corto, a lo sumo dos o tres minutos por diapositiva. Por eso, las gráficas deben ser lo más sencillas posible, para que puedan interpretarse con rapidez.

3. Mejor gráficas que tablas

Es algo que la mayoría de las personas no se plantean al preparar sus diapositivas. Si tienes datos en tablas, ¿por qué no dejarlos como están? ¿Qué tienen de malo las tablas? Muy sencillo. Las tablas suelen tener demasiados datos, demasiada información y demasiado texto. Como decía en el consejo 1, es conveniente enfocar a la audiencia sobre una idea clave, pero si hay demasiados datos, se puede perder. Además, es habitual que muchos de los datos de la tabla no aporten realmente nada a esa idea clave. Por eso, es mucho mejor trasladar a una gráfica solo aquellos datos que nos sirvan para explicar la idea clave.

Por ejemplo, en la siguiente figura podemos ver una tabla con la humedad relativa en la ciudad de Punta Arenas, Chile. Esa tabla es adecuada para un documento escrito pero no para una presentación.

¿Cuál es la idea clave? Supongamos que es que la hora del día a la que hay mayor humedad en el mes de noviembre es las 14:00. En ese caso, sólamente son de utilidad los datos de humedad media a las diferentes horas de ese mes, que podemos representar en a una gráfica como la siguiente.

4. Eligiendo el tipo de gráficas

Voy a poner una preciosa gráfica de sectores, que siempre quedan bien. Incluso le voy a poner un poquito de relieve en 3D, que parezca que se sale de la imagen, queda más vistosa… Mejor no. Las gráficas de sectores (o tartas) no son las más adecuadas para las presentaciones. Aparte de que solo se pueden representar valores relativos (normalmente sobre 100), hay algunos aspectos que afectan específicamente a las presentaciones. Cuando tienen muchos sectores, algunos de ellos tienen tamaños similares, lo que dificulta su diferenciación. Esto se suele resolver colocando el valor correspondiente sobre el sector o cerca de él. Pero eso implica que la audiencia tiene que dedicar parte de ese tiempo tan corto a leer los valores y compararlos.

Otro defecto cuando hay muchos sectores es que se emplean muchos colores para diferenciarlos y algunos de esos colores son muy parecidos entre sí. Además, precisan de una leyenda que ayude a interpretar los colores correspondientes a cada categoría. Al ser muchos, la leyenda suele tener tamaños de fuente muy pequeños. Y todo eso, por no hablar de los inconvenientes para personas con daltonismo.

Se podría alegar que hay gráficas de sectores con pocas categorías, que se distinguen bastante mejor. Es cierto, gráficas con tres o cuatro sectores se entienden mejor que las que tienen diez o doce. Pero incluso así, puede suceder que dos de ellos tengan tamaños muy similares. Si reducimos más el número de sectores hasta dos, por ejemplo, la gráfica deja de tener sentido.

¿Qué gráficas usar en su lugar? Las tradicionales barras y columnas son mucho más sencillas de interpretar. Pueden ordenarse de mayor a menor, lo que facilita mucho distinguir barras con valores similares. Además, todas las barras o columnas pueden del mismo color, por lo que se adaptan mejor a lo colores elegidos para el estilo de la presentación, y permiten jugar con ellos para marcar algún dato por contraste. Por ejemplo, la gráfica de sectores anterior se puede sustituir por la siguiente de barras.

5. Los puntos, bien gordos

Claro que no solo se pueden elaborar gráficas de barras o columnas. Las gráficas de puntos, con o sin líneas, son muy útiles también, por ejemplo para mostrar evoluciones en función variables como el tiempo, la temperatura, etc. Aparte de recordar que sólo se pueden usar con variables continuas y que para las discretas tenemos que utilizar las columnas o barras, hemos de pensar que también deben poder interpretarse de forma sencilla.

¿Ponemos los puntos o solo líneas? Pues dependerá de si son necesarios para facilitar la transmisión de la idea clave de esa gráfica en particular. En cualquier caso, si decidimos incluir los puntos, éstos deberán tener un tamaño suficientemente grande para que puedan distinguirse con claridad unos de otros y de la línea (si es que la hay). Además, al igual que en las barras y columnas, podemos jugar con los colores para destacar unos puntos por encima de otros o unas líneas por encima de otras. Como siempre, no abuses de la cantidad de información y no coloques demasiados puntos o demasiadas líneas. Piensa si conviene elaborar dos gráficos en lugar de uno.

6. Menos es más

Siguiendo el principio de menos es más (o principio KISS), lo mejor es que la gráfica tenga el menor número de elementos posible y ningún fondo. Es decir, lo ideal es que el fondo sea transparente y que sea el mismo de la diapositiva el que sirva de fondo a la gráfica. De esa manera, la gráfica no parecerá que está pegada encima de la diapositiva, sino que formará parte de ella. Para eso, es importante que los elementos de la gráfica (ejes, líneas, texto, números, etc.) contrasten bien con el fondo.

Podemos eliminar todos los elementos que no sean imprescindibles, como las líneas que sirven de marco al área de la gráfica o incluso las líneas internas horizontales o verticales que ayudan a calcular el valor de una columna o una barra. En muchas ocasiones, el propósito de la gráfica es simplemente mostrar que para una categoría determinada hay un valor superior o inferior que para otra. En otras ocasiones, queremos mostrar una tendencia. Mientras que en un documento escrito en ambos casos habría que mantener las líneas de valor, en una presentación no sería necesario. Mira, por ejemplo, cómo queda la figura 6 sin las líneas de valor.

¿Y las barras de error? Pues depende. Si se trata de una presentación científica, es probable que la audiencia espere encontrar ese tipo de información, así como datos sobre la significancia estadística. Pero si crees que la audiencia no espera esa información, mejor no la incluyas, para reducir el número de elementos.

7. Textos grandes, también en las gráficas

El tamaño importa (estaba buscando la oportunidad para poner este chistonto en el blog, disulpad). Aunque en una gráfica haya poco texto, incluyendo los números, el tamaño es clave. Muchas veces prestamos atención a los elementos gráficos (puntos, líneas, barras, etc) y colocamos texto con tamaño demasiado pequeño en los ejes, en las leyendas o en la parte interior o superior de las barras. Recuerda que la gráfica, como cualquier otro elemento de la diapositiva, tiene que poder verse sin dificultad desde cualquier parte de la sala donde se esté proyectando, así que conviene asegurarse de que el tamaño es suficiente. El del texto también. Aunque se recomiendan tamaños de letra superiores a 26 puntos para los textos y títulos de las diapositivas (aunque esto depende del tipo de fuente), este tamaño suele ser excesivo para los textos de las gráficas. Tamaños de 20-24 puntos suelen ser apropiados para que se aprecien bien, al tiempo que permiten que las las palabras quepan enteras en horizontal si no son muy grandes. No es necesario incluir un texto con el título del gráfico, puesto que la diapositiva ya va a llevar la idea clave en la parte superior.

8. Los títulos de los ejes

¿Qué hay que decir sobre los títulos de los ejes además de que tengan un tamaño de letra grade y que contraste con el fondo? Lo primero de todo es que hay que plantearse si son necesarios, sobre todo el título del eje X. Si lleva categorías, puede ser suficiente con que se nombren y no haga falta especificar el título. Por ejemplo, si ponemos el tiempo en el eje X, y las categorías son años, no es necesario poner el título “Tiempo (años)” en el eje, porque ya vemos los años (Ver figuras 6 y 7).

El eje Y es un poco más complicado porque es el que lleva las magnitudes de los datos que queremos mostrar, así que es difícil evitarlo. Pero resulta que los programas de generación de gráficos sitúan el eje Y a la izquierda del eje girado 90º en sentido contrario a las agujas del reloj respecto de la horizontal. De esa manera, ocupa menos espacio. Se hace así para que quede más pegado al eje que si colocara en horizontal, pero la verdad es que se ve fatal. ¿Cómo lo resolvemos? Una buena solución es colocarlo sobre el eje, alineándolo a la izquierda, de forma que el título quede un poco sobre la gráfica (mira los ejemplos delas Figura 1 y 3 más arriba).

9. Aprovecha el ancho de la diapositiva

Las diapositivas son más anchas que altas, sobre todo en formato 16:9, que es el que se está imponiendo cada vez más porque es el que tienen las pantallas de televisión actuales. Por eso, tenemos mucho espacio para rellenar a lo ancho más que a lo alto y es algo que tenemos que tener en cuenta cuando pensemos en encajar la gráfica en la diapositiva. Esto es importante porque afecta a la altura de las columnas y la anchura de las barras. Una gráfica más ancha que alta, reduce las diferencias entre columnas. En cambio, aumenta las distancias entre barras horizontales. Así que, en principio, parecería más adecuado decidirse por barras en vez de columnas. Bueno, pues también depende. Si tenemos muchas categorías, puede que nos quepan mejor en una gráfica de columnas (a lo ancho) que de barras (a lo alto). Prueba, y decide cómo se ve mejor.

10. Una gráfica por diapositiva

Como he comentado más arriba, debemos pensar bien en el propósito de la gráfica y en la idea clave que la audiencia debería extraer de ella. Como decía en otro post, un axioma del diseño de diapositivas es “una idea por diapositiva”. Es decir, si hay varias ideas, mejor emplear varias diapositivas. Puesto que de cada gráfica podemos extraer una idea clave, cada diapositiva llevará una sola gráfica. De esa forma, no confundimos a la audiencia con varias ideas y nuestra gráfica podrá tener un mayor tamaño.

¿Cómo hacemos si queremos comparar dos gráficas? Podemos poner la primera en una diapositiva, la segunda en otra diapositiva y en una tercera las dos. Puesto que la audiencia conoce ya las dos diapositivas y sus ideas clave, podemos centrarnos en las comparaciones en la tercera diapositiva.

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Para terminar, solo recordarte que las diapositivas, y las gráficas que en ellas se muestran, son acompañantes del discurso. Por eso, al igual que al planificar el resto de partes de la presentación, al confeccionar las gráficas tenemos que ponernos en la piel de la audiencia. Como decía más arriba, los asistentes a tu presentación tienen muy poco tiempo para ver cada gráfica, pero necesitan más del que imaginas. Para ti, que has confeccionado la gráfica, es muy sencillo enfocar los puntos más importantes, pero ten en cuenta que la audiencia es la primera vez en su vida que ve esa gráfica en particular, así que necesitará algo más de tiempo para comprenderla. Las gráficas sirven para que el discurso se entienda mejor y en ningún caso deberían inducir a malinterpretaciones, por lo que deben ser muy claras y sencillas, y que estén bien integradas en el estilo de la presentación.