10 consejos sencillos para mejorar tus diapositivas

Como el post anterior, 10 consejos sencillos para mejorar tus presentaciones orales, despertó mucho interés, me he decidido a escribir otro parecido que os ayude a mejorar las diapositivas que usáis en vuestras presentaciones. Pero antes de empezar, quería dejar claro que los consejos que vienen a continuación no son exclusivos de PowerPoint, sino que son útiles también para Keynote, Impress, Prezi o cualquier otro software.

Utilizar correctamente estos programas puede ser de gran ayuda, pero utilizarlos mal conduce en muchas ocasiones a la famosa «muerte por PowerPoint». Veamos cómo evitarla siguiendo 10 sencillos consejos.

1. ¿Necesitas diapositivas?

Antes de ponerse a diseñar diapositivas uno debería plantearse si de verdad necesita diapositivas en su presentación. ¿Os habéis fijado que las charlas TED, que son un referente en la comunicación a través de presentaciones, tienen muy pocas diapositivas? En algunas ocasiones no tienen ninguna.

Y es que no siempre hace falta tener diapositivas. Las presentaciones son, básicamente, actividades orales. Lo que uno espera cuando asiste a una charla es ver y escuchar a alguien contando algo, no a alguien que proyecta algo en una pantalla. Por eso, recomiendo encarecidamente contar más historias y poner menos dispositivas.

¿Cómo saber si tu presentación mejoraría con el uso de diapositivas? Muy sencillo, para cada una de las ideas plantéate si quedan más claras, si se entienden mejor o si impactan más en la audiencia. En caso de que la respuesta sea no, no pierdas el tiempo preparando diapositivas.

De todos modos, conozco a muy pocas personas que sean capaces de afrontar una charla sin diapositivas y, en algunas ocasiones pueden ser convenientes. No hace mucho pude presenciar una charla de una de esas personas que se jactan de no emplear diapositivas. La charla fue magnífica, pero había un par de conceptos que se habrían entendido mejor con ayuda de la visualización a través de imágenes. Hace poco me ocurrió a mí mismo: en un seminario en la Universidad de Sevilla usé muy pocas diapositivas y una de las críticas fue que un par más habrían venido bien.

2. Reduce la carga cognitiva

Este es un principio general que puedes aplicar a todo el proceso creativo. Cuanto más sencillo, mejor. Porque, ¿te has planteado cuánto tiempo tiene la audiencia para entender e interpretar una diapositiva? ¡Poquísimo! En unos breves segundos tiene que ser capaz de visualizar su contenido, entenderlo e interpretarlo.

A menudo nos parece suficiente con marcar con otro color los datos o las palabras que queremos señalar. Lo que se nos olvida es que nosotros tenemos nuestro foco puesto en esos datos, pero la audiencia no. Nosotros conocemos de sobra esa diapositiva porque nos ha llevado mucho tiempo elaborarla, así que cuando la visualizamos vamos a tiro hecho a los datos. Pero para la audiencia, esa diapositiva es completamente nueva, así que cuanto más fácil se lo pongamos, más probable es que la entiendan y que asimilen la idea que traslada y la recuerden. Pónselo fácil.

3. Que tus diapositivas respiren

¿Has visto esas diapositivas cargadas de imágenes pequeñas, texto, colores, cuadros, líneas, gifs animados…? ¿No te parecen horrorosas? Sí, lo son. Hubo un tiempo en el que se apreciaban diapositivas que contuvieran todo eso, pero es que ¡veníamos de las letras amarillas sobre fondo azul!

Siguiendo el principio de reducción de la carga cognitiva, permite que el aire corra libremente por tus diapositivas. Incluye solo los elementos que sean esenciales e imprescindibles para que las ideas se transmitan con claridad. Nada de adornos ni detalles que no aportan nada y que complican que el espectador se centre en la idea esencial.

4. Alinea los elementos

Si los elemento de la diapositiva (textos, gráficos, dibujos, imágenes, etc) están agrupados por conceptos y alineados, la audiencia podrá distinguirlos mejor, así que su interpretación será mucho más rápida. Por otra parte, la alineación ayuda a enfocar la atención en aquello que queremos resaltar. Existen muchos métodos de alineación de elementos que se aplican en pintura, fotografía y cine, pero el más común es la regla de los tercios. Según esa regla, las imágenes se dividen en tres tercios horizontales y tres verticales. Los elementos quedarían encuadrados en alguno de esos tercios. Fíjate en los ejemplos siguientes extraídos de la película Matrix (haz click para ampliar).

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5. Contrasta lo importante

Siguiendo en la misma línea, si quieres poner la atención de la audiencia en lo más importante, destácalo por encima del resto. Esto puede ser útil para llamar la atención o para transmitir una impresión. Por ejemplo, si es un dato, ponlo con un tamaño más grande, con otro color o con otra tipografía. Resáltalo para que contraste sobre el resto de elementos, pero sobre todo, para que contraste sobre el fondo de la diapositiva.

Por ese motivo, se recomienda utilizar fondos sencillos de colores claros o simplemente blanco. Alternativamente, puedes usar el negro como color de fondo. El negro, igual que en la moda, resulta elegante, pero cuidado, si todas las diapositivas tienen fondo negro, puede resultar agotador.

En caso de que el fondo de la diapositiva sea negro, el blanco para el texto funciona muy bien. En el caso de fondo blanco, el texto en negro, ¿no? Pues no. Prueba un gris con un 80% de negro, verás que queda mucho más elegante sin perder contraste. Si te decides por cualquier otro color para el fondo, busca un color de texto que contraste, pero ¡cuidado con los colores demasiado estridentes! Mira este ejemplo.

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6. Menos texto, por favor

La queja más frecuente sobre las presentaciones es que las diapositivas tienen mucho texto. Pero es que la segunda queja más frecuente es que el ponente lee demasiado el texto que previamente ha colocado en las diapositivas. ¿Y a que no sabéis cuál es la tercera queja más frecuente? Que el texto es demasiado pequeño para poder leerlo.

Por tanto, el consejo es sencillo: el texto, cuanto menos, mejor. Eso no significa que una diapositiva no pueda llevar texto. Por ejemplo, puede ser muy útil para destacar una idea. En lugar de dejar que la audiencia la interprete a partir de imágenes, se la dejamos bien clarita en forma de texto. O bien si hay un gráfico algo complejo, podemos poner encima la idea clave que se extrae de él.

En caso de que haya texto, mejor usar tipografía de tipo sans. Arial, Verdana o Tahoma son las más clásicas, aunque yo te recomiendo que te hagas con unas cuantas tipografías de tu gusto y que vayan bien con tu estilo. Mejor evita la tipografía serif (Times New Roman, Garamond, Courier…), los remates de las letras en esas tipografías complican la lectura rápida. Recuerda que la audiencia tiene segundos para interpretar la diapositiva. ¿Y el tamaño? Mínimo 26-30 puntos. De ahí en adelante.

7. Evita las listas de viñetas y las tablas

¿Que qué son las listas de viñetas? Son esas listas que se utilizan para incluir ideas, que van separadas por puntos o por números. Esas que todos usamos con profusión cuando no nos queremos complicar con el diseño de la diapositiva. Ya sabes, cuando queremos meter en una sola diapositiva las «características de tal o cual cosa» o las «razones por las que esto y lo otro». O mejor aún «ventajas de esto» o «desventajas de lo otro».

¿Y por qué no hay que usarlas? Pues porque tienen demasiado texto, y ya hemos visto en el punto anterior que debemos evitar excedernos con el texto. Pero hay una razón más. Cada diapositiva debería estar dedicada a una sola idea, de tal manera que pueda ser explicada con sencillez y claridad para que la audiencia la comprenda bien. En las listas de viñetas hay 5, 6 o incluso más ideas que, generalmente, no se explican con suficiente detalle y se pasan más o menos de largo.

Lo mismo ocurre con las tablas. Lo más habitual es que las tablas contengan más datos de los necesarios para que se comprenda o impacte la idea de esa diapositiva. Eso conlleva demasiado texto y provoca que la audiencia pierda el foco. Así que, mientras que en los documentos escritos las listas de viñetas y las tablas pueden ser muy útiles, en las diapositivas no lo son. Evítalas.

8. Crea gráficos sencillos

Si no debo colocar tablas en la diapositiva, ¿cómo muestro los datos? Muy fácil, mediante gráficos. Pero eso sí, al igual que en todos los puntos anteriores, los gráficos deben ser sencillos. Simplifica el gráfico todo lo que puedas eliminando datos que no sean necesarios. Procura que el texto de los ejes, títulos y leyendas sea grande para que pueda leerse bien y evita abreviaturas. Elimina el fondo y todas las líneas innecesarias. La ventaja es que, en aras de la sencillez, en los gráficos para una diapositiva se nos permite hacer cosas que en un documento académico o profesional escrito sería poco riguroso. ¡Ah! Y un consejo: pon el título del eje Y en horizontal sobre el gráfico para que la audiencia no se rompa el cuello intentando leerlo.

Y, claro, puesto en que cada diapositiva solo debería incluirse una idea, cada diapositiva debería tener solo un gráfico. Si tienes que comparar dos gráficos, pon primero una diapositiva con uno de ellos, luego otra diapositiva con el otro, y finalmente, una tercera con los dos.

9. Emplea imágenes de alta calidad

Aunque, como dije más arriba, una presentación es un acto eminentemente oral, las imágenes juegan un papel muy importante. Una buena imagen puede mejorar mucho una presentación. Te permite mostrar rápidamente algo que con las palabras es difícil de describir. Ya sabes, una imagen vale más que mil palabras.

Eso sí, las imágenes tienen que ser de buena calidad. Evita las imágenes borrosas, pixeladas o que contengan marcas de agua. A ser posible, intenta usar imágenes tomadas por fotógrafos profesionales o amateurs con buenas cámaras. ¿Dónde encontrarlas? Hay bancos de imágenes gratuitas como https://pixabay.com/es/ que ya tiene más de un millón de imágenes gratuitas y con licencia Creative Commons. Muchos fotógrafos suben ahí sus fotos para que otros las usen. Como yo uso muchas imágenes de ese banco, pongo mi granito de arena subiendo también algunas mías para los demás.

Cuando coloques una imagen, hazlo «a sangre», es decir, que ocupe la diapositiva completa. Si es de buena calidad, se apreciará mucho mejor. No pongas imágenes pequeñas que casi no se ven.

10. Que los colores sean armónicos

Ya ha quedado claro que texto amarillo sobre fondo azul, no, ¿verdad? Hoy en día tenemos la posibilidad de diseñar diapositivas combinando millones de colores. ¿Pero todas esas combinaciones sirven? No. Solo nos sirven las combinaciones armónicas. ¿Y cómo sé si los colores que utilizo son armónicos?

Para eso tenemos la rueda de color. Se considera que una combinación de colores es armónica cuando esos colores son:

• Análogos: se encuentran en el mismo lado de la rueda.
• Complementarios: se encuentran en lados opuestos de la rueda.
• Monocromáticos: Se trata del mismo tono, pero con diferente saturación.
• Otros: hay otras combinaciones como la tríada complementaria, que son tres colores en triángulo dentro de la rueda, o la tétrada complementaria, que conlleva cuatro colores.

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Existen algunas herramientas online gratuitas que te pueden ayudar a encontrar colores armónicos, como Adobe Color o Palettable. En cualquier caso, procura que no utilizar colores estridentes, que duelan en los ojos.

Para terminar, una última recomendación: utiliza el principio KISS.

KISS, es un acrónimo de «keep it simple stupid» o «mantenlo estúpidamente simple» en español. El principio KISS establece que la mayoría de los sistemas funcionan mejor si se mantienen simples en lugar de complicados. Por lo tanto, la simplicidad debe ser un objetivo clave en cualquier tipo de diseño.

El origen de la frase se atribuye al ingeniero aeronaútico Kelly Johnson, ingeniero jefe en Lockheed Skunk Works en los años 60. Johnson entregó a un equipo de ingenieros un puñado de herramientas, con el desafío de que el avión a reacción que estaban diseñando debía ser reparable por un mecánico común en condiciones de combate con solo esas herramientas. Lo «estúpido» se refiere a la relación entre la forma en que se rompen las cosas y la sofisticación disponible para repararlas.

En los años 70, la frase se popularizó entre las empresas de marketing y en los 80 en el desarrollo de software, aunque le añadieron una coma: «keep it simple, stupid». Hoy, lo podemos aplicar a nuestras diapositivas.