Cuatro claves para que tus presentaciones sean efectivas

Últimamente me han pedido varias veces que imparta seminarios para enseñar a hacer presentaciones efectivas e impactantes a estudiantes de universidad. Normalmente, el tiempo que me dan para esas charlas es bastante breve, así que siempre respondo que en una hora es muy difícil dar las claves para mejorar sustancialmente las presentaciones. Hay mucho de lo que hablar y, desafortunadamente, suelen estar bastante verdes. Entre otras cosas, porque nadie les ha explicado antes cómo planificar y diseñar una presentación y si lo han hecho… casi peor. Por eso, generalmente, las charlas suelen tener una duración mínima de dos horas.

Sin embargo, sí es posible proporcionar algunas claves sencillas para mejorar en la eficacia de las presentaciones, o sea, que cumplan con el objetivo que el ponente se ha propuesto. Se trata de algunos consejos que hay que tener en cuenta antes de empezar a seleccionar la información que se va a incluir en la presentación y, por supuesto, antes de abrir el powerpoint. Estas son las cuatro claves que considero indispensables para que una presentación funcione.

1. Plantéate un propósito para cada presentación

Esto es algo que casi nadie suele hacer cuando empieza a planificar una presentación. Pregúntate a ti mismo ¿qué quiero conseguir con esta presentación? ¿Qué quiero que la audiencia se lleve a casa cuando termine? ¿De qué me va a servir a mí hacer esta presentación? ¿Y a la audiencia?

El fin último de toda presentación es provocar un cambio en la forma de pensar o de actuar de la audiencia. Se trata de que se produzca una pequeña (o grande) transformación en las personas que asisten a nuestra charla. La presentación será eficaz si se produce esa trasformación. Porque si no se produce un cambio, ¿de qué habrá servido la presentación? Piensa en las charlas en las que has estado, ¿no te ha pasado nunca que haya terminado la charla y no te haya quedado claro qué pretendía comunicar el ponente? Claro que te ha pasado, es lo más habitual. Sin embargo, en otras ocasiones has salido con una idea muy clara de qué quería el ponente trasmitir y cuál era el propósito de la presentación. Seguro que has salido más satisfecho de estas últimas que de las primeras.

El propósito no tiene por qué ser muy ambicioso, pero sí tiene que tener un sentido para ti como ponente, para la audiencia o para los dos. Preocúpate de conocer los intereses de la audiencia y formula tu propósito teniéndolos en cuenta.

Estos son algunos ejemplos. En una presentación de un producto o servicio de una empresa, el propósito sería que la audiencia lo conozca, se interese más por él o llegue a adquirirlo. En una presentación sobre riesgos laborales, el propósito será que la audiencia cumpla con la normativa vigente en esa materia. En una presentación de los resultados de un proyecto, el propósito puede ser que se implementen esos resultados o sencillamente, se dé continuidad al proyecto.

Siempre debe haber un propósito. No existen (o no deberían exisitr) las chalas “informativas”. Por supuesto, que todas las charlas son informativas, pero no permitas que la audiencia salga de tu presentación pensando… “¿Y toda esta información para qué?”

2. Apasiónate por lo que estás contando

¿Cómo vamos a lograr que se produzca un cambio en la audiencia si nosotros mismos no nos apasionamos por lo que contamos?

Es precioso escuchar a alguien de la audiencia decir “se nota que le gusta eso de lo que habla”. Si eso sucede, es que se ha conseguido transmitir esa pasión. De hecho, quizá uno no debería ponerse a hablar a otros sobre algo que no le apasiona. Es cierto que algunas veces no queda más remedio que hablar de temas que nos han impuesto. Incluso en ese caso, intenta despertar algo de entusiasmo en ti mismo. Si uno mismo no se entusiasma, difícilmente se va a entusiasmar a la audiencia.

3. Emociona a los que te escuchan

A las personas nos gusta aprender cosas nuevas, pero no somos capaces de mantener la atención mucho tiempo seguido si la información que nos ofrecen no está acompañada por emociones. En cambio, podemos tener a la audiencia enganchada a nuestra presentación si junto con los paquetes de información, les vamos dando unas buenas dosis de emociones, todo ello aderezado con la pasión que ponemos en nuestra entrega.

¿Cómo podemos emocionar? Es fácil, pero sobre todo ¡es divertido! De hecho, las partes emocionantes son las más entretenidas de toda la presentación, tanto para la audiencia como para el ponente. En la película Inside Out (Del Revés) nos hablaban de las 5 emociones básicas: la alegría, la ira, la tristeza, el asco y el miedo. Puedes despertar esas sensaciones para emocionar. Haz que la audiencia, se ría, o que se entristezca, o que sienta rabia.

¿Cómo hacer para transmitir esas emociones? Cuenta historias y acompáñalas de ilustraciones, anécdotas, ejemplos, imágenes, metáforas, analogías… A las personas nos encanta que nos cuenten historias. En muchas ocasiones he asistido a conferencias aburridas, pero en el momento en que el ponente comenzaba a relatar una anécdota, todas las miradas pasaban al unísono de la pantalla del móvil al ponente.

4. Interioriza el mensaje y creételo

Si tú mismo no te crees lo que estás contando, difícilmente vas a persuadir a otros de que lo hagan y, si no hay persuasión, no hay cambio. Porque… ¿quién va a cambiar si no está persuadido de hacerlo?

Así que, crea un mensaje que contenga la esencia del discurso de la presentación e interiorízalo. Ese mensaje será transversal a toda la presentación. Dicho de otra manera, ten en mente el objetivo y el mensaje que quieres transmitir en cada uno de los pasos que des durante la planificación, la organización y el diseño de la presentación. Pregúntate en cada etapa y en cada decisión si va a contribuir al objetivo y a transmitir el mensaje. Si no es así, no lo incluyas. De esa forma, todo lo que hagas durante la presentación contribuirá a que se cumpla el propósito que planteaste desde el inicio y tu presentación será efectiva.

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Resumiendo, para una presentación efectiva tienes que tener claro lo que quieres conseguir desde el principio. Dedica tiempo suficiente a pensar sobre eso. Después, crea un mensaje acorde con ese propósito y transmítelo con fuerza y pasión, procurando emocionar a tu audiencia. Estas sencillas claves te ayudarán a planificar una presentación que funcione desde el principio. Si lo haces adecuadamente, el resto será coser y cantar. Pruébalo y me cuentas.