Conferencia online

Madre mía, menudo año 2020 que estamos viviendo. Con razón, en la cabecera de Futurama prohibían el viaje en el tiempo a este año. Los distópicos eventos que nos están tocando, sobre todo los causados por la pandemia global de COVID-19 están cambiando nuestra forma de ver el mundo. Muy pocos podían predecir hace solo unos meses que nos veríamos confinados en nuestras casas durante semanas, que no podríamos besar ni abrazar a nuestros seres queridos durante meses y que tendríamos llevar mascarillas por la calle, quien sabe si durante años. Estas circunstancias están cambiando nuestra forma de relacionarnos con otras personas y comunicarnos con ellas.

Imagen de la cabecera de Futurama. Lamentablemente, el rótulo que hace referencia al año 2020 es falso. https://maldita.es/malditobulo/2020/08/18/no-esta-imagen-de-la-intro-de-futurama-en-la-que-prohibe-viajar-en-el-tiempo-a-2020-no-es-real-es-un-montaje/

La última conferencia presencial que tuve ocasión de impartir en 2020 tuvo lugar el viernes 13 de marzo. Ese mismo día, por la tarde, Pedro Sánchez, Presidente del Gobierno de España, anunciaba el estado de alarma y el confinamiento de toda la población. La charla tuvo lugar en la Facultad de Biología de la Universidad de Sevilla y se titulaba “Diez claves para presentaciones orales eficaces”. Desde entonces, todas las charlas y cursos que he impartido han sido online.

Para muchos, las aplicaciones de videoconferencia se han convertido en herramientas indispensables para seguir conectados con familiares y amigos, pero también para continuar con nuestras actividades laborales. Cierto es que las videoconferencias carecen del estímulo de la presencia de otras personas, pero por otra parte, permiten el acceso a eventos que quedaban fuera del alcance por la imposibilidad de estar presente. De ahí que hayan surgido cientos o miles de webinars y otros formatos online, con asistencias de decenas y centenares de personas.

Impartir una conferencia implica una gran cantidad de trabajo y tener en cuenta una serie de consideraciones, como ya he comentado en posts anteriores. Pero, ¿qué diferencias hay entre hacerlo de forma presencial o a través de videoconferencia? En este post os cuento las conclusiones más importantes que he obtenido de la experiencia durante estos meses de cursos y conferencias online y algunos consejos para tener en cuenta. Creo que pueden ser de ayuda para el futuro, porque mucho me temo que nos quedan muchas conferencias online antes de que podamos volver a reunirnos en una sala.

Llamar más la atención

Estoy seguro de que habéis visto vídeos de reuniones por videoconferencia con participantes dormidos, otros que habían puesto una foto fija en su lugar, otros atendiendo a personas que pasan por detrás, etc. Pero creo el mejor de todos es aquel concejal que se estaba dando una ducha al mismo tiempo que asistía a un pleno online de su ayuntamiento, ¡y con la cámara encendida!

Si te vas a escaquear de una reunión online, al menos apaga la cámara.

Y es que en una reunión o en una conferencia presencial es más difícil escaquearse, pero a través de videoconferencia es sencillísimo. Por ejemplo, basta con decir que no nos funciona el ordenador o que se había caído internet. Es evidente que hay más oportunidades de distracción cuando estamos delante de un ordenador en nuestra casa o en la oficina que en una sala de conferencias. No me olvido del móvil, que es una tentación permanente, pero para muchas personas (no para mí, pero de eso os hablo otro día) aún resulta de mala educación mirar el móvil en una charla.

¿Qué consecuencia tiene la falta de atención para el ponente de una conferencia? Pues que implica un mayor esfuerzo para capturarla y mantenerla. Si en una conferencia presencial ya es importante conseguir atrapar la atención de la audiencia desde el comienzo y a lo largo de la presentación tenemos que recapturarla con frecuencia, en una charla online hay que hacerlo mucho más intensa y frecuentemente. Para ello, lo mejor es intensificar las emociones.

Intensificar las emociones

Para cualquiera que, como yo, se apasione con las presentaciones, lo más frustrante de las conferencias online es la ausencia del contacto directo con la audiencia. No es que en las charlas presenciales uno toque realmente a las personas del público, pero se establece un contacto, un diálogo mudo entre ponente y audiencia. De hecho, siempre recalco que la búsqueda de esa conexión es uno de los objetivos principales que se deben considerar en la preparación de una presentación.

En una conferencia online la conexión es mucho más difícil de conseguir, aunque no es imposible. ¿Cómo hacerlo? Amplificando el esfuerzo. El mejor modo de conectar con la audiencia es emocionarla. Cierto es que se pueden conseguir conexiones a través del plano intelectual, pero no son tan estables ni duraderas, ni alcanzan a toda la audiencia por igual. En cambio, las emociones nos igualan mucho más y nos llegan más adentro. Por eso es más fácil alcanzar la conexión.

En esta entrada os hablaba sobre el uso de las emociones en las presentaciones de divulgación científica. Emocionar siempre funciona, pero a distancia tenemos que esforzarnos más.

Pérdida de la comunicación no verbal

En principio, en una videoconferencia podemos ver la cara del ponente que nos está hablando. En principio. Realmente, esto no es así en el caso de que haya diapositivas (y a veces se agradece, la verdad). Muchos de los softwares de videoconferencias permiten compartir el contenido de la pantalla del ponente o el de un archivo de diapositivas por pdf, pero generalmente no permiten ver diapositivas y la cámara del ponente al mismo tiempo, así que tenemos que decidir entre una de las dos. Esta decisión depende del ponente o del anfitrión en la mayoría de los casos y no de la audiencia, así que diría que en el 99% de las conferencias y cursos los asistentes solo ven las diapositivas.

Cuando compartimos las diapositivas, sin posibilidad de ver al ponente, se pierden casi todas las opciones de comunicación no verbal. Solo queda la voz. Os podréis imaginar que eso implica un esfuerzo vocal muy importante. La voz se convierte en la protagonista para trasladar información y emoción. Mi recomendación es que reduzcas el número de diapositivas todo lo que puedas para que, si el software lo permite, ir cambiando entre diapositivas y cámara. De esa forma, la comunicación no verbal se enriquecerá con la gestualidad facial, al tiempo que la presentación ganará en dinamismo. En cualquier caso, procura incrementar todas las estrategias que facilitan la comunicación a través de la voz: inflexiones, silencios, control del ritmo, etc.

Nos quedamos sin feedback

Una de las formas más rápidas de saber si nuestra presentación está surtiendo efecto sobre la audiencia y si estamos logrando nuestros objetivos (llamar la atención, conectar y fomentar el recuerdo) es a través del feedback que nos proporciona el lenguaje no verbal de la audiencia. La mirada, los gestos de la cara, la postura del cuerpo, todo eso nos da pistas sobre cómo está recibiendo la audiencia nuestro discurso. De esa forma, si vemos que algo no funciona, podemos tomar decisiones rápidas en el momento y hacer cambios. Por ejemplo, si vemos que está resultando demasiado aburrida podemos adelantar un chiste que teníamos pensado para más adelante o podemos saltarnos una parte monótona.

Durante una presentación por videoconferencia perdemos ese feedback porque normalmente no podemos ver a la audiencia. En algunos casos vemos algunas pocas caras en un cuadrito pequeño nada más. La solución que yo encontré para eso es fomentar mucho más la participación (de eso hablaré un poco más abajo) y pedir a la audiencia que manifieste su opinión. Casi todos los programas de videoconferencia tienen un chat, incuso alguno de ellos tienen emojis, que facilitan la comunicación. Otra posibilidad es pedir a los asistentes que hagan comentarios en redes sociales, aunque para eso necesitaremos a otra persona que nos ayude en la revisión.

La preponderancia de las diapositivas

Aunque no siempre son necesarias y muchas veces no se diseñan adecuadamente, las diapositivas ocupan un espacio muy relevante en cualquier conferencia presencial. En las charlas online son prominentes. Ya he mencionado antes que lo habitual es que cámara y diapositivas sean casi excluyentes, algo que no ocurre en las charlas presenciales. En estas últimas, es mucho más fácil dirigir la atención de la audiencia de la pantalla al ponente y viceversa. Por ejemplo, yo suelo emplear una diapositiva en negro, que da la impresión de que el proyector se ha apagado, para redirigir la atención de la audiencia hacia mí.

Ya expliqué aquí cómo usar las diapositivas correctamente. En el caso de las conferencias online, podemos además, usar las diapositivas para compensar la pérdida de comunicación no verbal. Puesto que va a ser mucho más complicado transmitir emociones con la gestualidad y la postura del cuerpo, podríamos incrementar el número de diapositivas dedicadas a esta función a través de imágenes.

Más participación

Hacer participar a la audiencia es siempre necesario, pero mucho más si tenemos dificultades para captar o mantener su atención. Además, la participación involucra a la audiencia en la presentación y, sintiéndose parte, está más dispuesta a dejarse persuadir. Recordemos que la persuasión es clave para alcanzar el objetivo de una presentación que no es otro que inspirar un cambio en la audiencia.

Existen múltiples formas de facilitar la participación del público, pero las presentaciones mediante videoconferencia nos brindan la posibilidad de emplear herramientas online atractivas y divertidas. Yo suelo terminar algunas de mis charlas y la mayoría de los cursos con alguna de estas herramientas, que dejan buen sabor de boca a la audiencia. Algunas, como mentimeter, permiten hacer preguntas a la audiencia y ver las respuestas en tiempo real. Como se proyectan en la pantalla, la audiencia también las ve. Otras, como kahoot, socrative o quizizz, se emplean mucho en la educación. Permiten hacer pequeños concursos con los que poner a prueba los conocimientos adquiridos en el curso o la charla. Si se hacen preguntas con un poco de humor, se consiguen resultados fantásticos.

Captura de pantalla de una sesión de quizizz en un curso.

Conclusiones

La pandemia de COIVD-19 nos está provocando limitaciones de muchos tipos. Una de las que sufrimos con mayor pesar es la imposibilidad de reunirnos con otras personas y eso afecta a nuestras charlas y conferencias, que han tenido que ser trasladadas al ámbito virtual. Aunque una ponencia online no es lo ideal, eso no significa que no pueda seguir cumpliendo con su propósito, y por tanto, no implica que la audiencia deje de informarse, aprender y entretenerse. Solamente tenemos que adaptar nuestra presentación a las nuevas circunstancias. Haciendo más énfasis en las emociones, la participación y la calidad de las diapositivas (si las hay), podemos alcanzar los objetivos y satisfacer las necesidades de la audiencia. Para ello, tenemos múltiples herramientas digitales a nuestra disposición, desde el chat de los programas de videoconferencia a las aplicaciones educativas online. Eso sí, no olvidemos nunca que tanto los que estamos a un lado de la pantalla como los que están al otro, seguimos siendo personas, y como tales, nos gusta emocionarnos con las presentaciones a las que asistimos.

Presentaciones en tiempos de pandemia: consejos para conferencias y cursos online
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JSPerona


Soy Científico Titular del CSIC y profesor asociado de la Universidad Pablo de Olavide. Me gusta investigar, la docencia y la divulgación, así que hago lo que puedo para dedicarle tiempo a las tres. Además, soy un apasionado de las presentaciones e imparto cursos para ayudar a otros a que sus presentaciones sean más eficaces.


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