10 consejos sencillos para ilustrar tus presentaciones

¿Cómo puedo hacer más atractivas mis presentaciones orales? Esta es una pegunta que nos hacemos habitualmente. No queremos aburrir a la audiencia, pero no sabemos cómo hacerlo sin caer en el sensacionalismo o en el mero entretenimiento sin más.

Otras veces lo que queremos es explicar mejor las ideas, de forma que se entiendan y se recuerden mejor. Podemos incluir evidencias científicas, como gráficas o citas, pero son difíciles de recordar.

¿Cómo lo hacemos entonces? A continuación te propongo 10 consejos muy sencillos para que puedas ilustrar tus presentaciones, sin necesidad de ser diseñador gráfico ni utilizar el photoshop.

1. Los ejemplos

Diría que los ejemplos son indispensables en una presentación, en particular cuando el discurso contiene ideas abstractas, difíciles de entender o que pueden malinterpretarse. Los ejemplos aclaran las declaraciones, proporcionan más información a la audiencia y reducen la probabilidad de que la idea pueda ser aplicada erróneamente en una situación real.

2. Metáforas y analogías

Las metáforas y analogías facilitan mucho las explicaciones porque permiten establecer asociaciones por comparación con situaciones cotidianas. Además, es bastante común utilizarlas para trasladar los mensajes a través del humor. Por ejemplo, hace poco escuché la siguiente analogía haciendo referencia a la infidelidad: Tiene más cuernos que un vikingo montado en un reno con los bolsillos llenos de caracoles.

Otra analogía que me gusta mucho es la que hace referencia a un átomo y que se atribuye a Joel Levy en su libro «Una abeja en una catedral y otras 99 analogías científicas» . Para la mayoría, nos resulta muy complicado visualizar la estructura de un átomo, pero una buena analogía es la que lo compara con una catedral. Si el átomo tuviera el tamaño de una catedral, el núcleo tendría el tamaño de una abeja en el centro.

Las metáforas pueden ser también visuales. Por ejemplo, la metáfora de la fecundación del fotógrafo Nigel Blacker. Para representar el acercamiento de espermatozoides a un óvulo, el autor representa a los primeros como cucharillas y al segundo como un huevo frito.

3. Imágenes

Como podéis ver, las imágenes pueden ser muy útiles para ilustrar las ideas que incluimos en la presentación. De hecho, como os mostraba en un post anterior, incluir imágenes es uno de los motivos para utilizar diapositivas.
Las imágenes pueden servirnos para aclarar, explicar o deleitar. Ya hemos visto el ejemplo del huevo más arriba, pero os voy a mostrar otro. En un curso reciente en la Escuela de Ingenieros Agrónomos de Sevilla, pregunté a los asistentes qué tamaño tenía una calabaza de una tonelada. Aun siendo agrónomos, las respuestas eran variopintas: desde un metro cúbico hasta el tamaño de un autobús. Y es que algunas veces es difícil determinar magnitudes en nuestra cabeza. Por eso, es muy útil emplear imágenes.

Me imagino que querréis saber qué tamaño tiene una calabaza de una tonelada. Este:

4. Vídeos y audios

Los vídeos sirven para los mismos propósitos que las imágenes: explicara, aclarar y deleitar, pero muchas veces lo hacen con más detalle. Además, los vídeos sirven para contar historias, así que podemos decir que ilustran el doble. Más aún, hay otra utilidad que tienen los vídeos y que no tiene ninguna otra forma de ilustración, excepto los audios: permiten dejar de hablar al tiempo que capturan la atención de la audiencia. Es un pequeño descanso que se puede permitir el ponente para relajar la garganta y repasar mentalmente las siguientes ideas. Como veis son extremadamente útiles. Pero deben ser cortos. Si son demasiado largos, la audiencia puede volver a perder la atención.

Con los audios hay que ser más precavidos aún. Deben ser muy cortos porque durante su reproducción la audiencia solo puede escuchar.

5. Animaciones

Los más veteranos en esto de presentar os acordaréis de la época en que toda presentación con PowerPoint debía llevar su gif animados «clipart». Los más jóvenes habéis tenido la suerte de que aquella época ya pasó. Pero en los años noventa y en los primeros años de este siglo, toda presentación que se preciara estaba aderezada con engendros como este:

Y, como no, invariablemente el tipo de letra era la famosérrima «Comic Sans». Os podéis hacer una idea de la calidad de las presentaciones en esa época.

Estas animaciones ponen los pelos de punta y no aportan nada a la presentación. Pero eso no significa que se hayan dejado de usar imágenes animadas. Hoy en día tenemos memes animados, que pueden aportar una nota de humor y son bien aceptados por la audiencia, aunque quizá dentro de veinte años nos riamos de ellos.

En una charla reciente enfaticé la idea de que los departamentos de márketing de algunas empresas son especialmente despiertos con algunas ideas que proponen y para ello, empleé este conocido meme:

6. Anécdotas

Me ha pasado infinidad de veces notar que la atención de la audiencia se está diluyendo y notar de nuevo todas las miradas expectantes al decir «voy a contar una anécdota». Salpicar la charla con anécdotas es una forma fantástica de retener la atención de la audiencia al tiempo que se ilustran algunas ideas. Por supuesto, las anécdotas tienen que estar relacionadas con la información que se transmite y tienen que fortalecer el mensaje. Se trata de que las ideas se comprendan mejor con ejemplos reales que le han ocurrido al ponente o a otras personas.

Aunque son útiles, no conviene abusar porque habitualmente requieren bastante tiempo para su relato.

7. Chistes

Los chistes son muy útiles para ilustrar algunas ideas del discurso, al tiempo que se incluye una impronta humorística en el discurso, que suele ser muy de agradecer por la audiencia. Eso sí, ni todos los temas son adecuados para los chistes ni todos los ponentes son capaces de contarlos con gracia. Si eres uno de eso, no lo intentes. No hay nada más lamentable que ver a alguien intentando hacer un chiste sin conseguirlo. Y lo peor es que puede quedar en internet para siempre, como le pasó a Mark Zuckerberg.

8. Testimonios

En cambio, los testimonios no fallan casi nunca. ¿Qué mejor que escuchar la historia de la boca de su protagonista? El testimonio puede ser relatado a través de un vídeo, pero lo ideal es llevar al protagonista al escenario, para que lo cuente en directo. Aunque el impacto de un testimonio en directo es tremendo, se corren algunos riesgos. Por ejemplo, que el protagonista no sea un buen orador o no haya preparado bien su historia. Esto debemos considerarlo con la suficiente antelación. Otro riesgo es que la historia sea demasiado larga y aleje a la audiencia de la línea argumental del discurso.

9. Demostraciones

Realizar demostraciones in situ puede ser una magnífica forma de ilustrar una idea. Todo lo que implique cercanía facilita la conexión con la audiencia y la captura de su atención. Si la demostración se hace en tiempo real, el efecto es muchísimo más llamativo que si se muestra en un vídeo. Por supuesto, esto no está carente de riesgo. Es memorable el error que se produjo en la presentación de Windows 98, con Bill Gates presente, y salió la temida pantalla azul.

En cambio, una demostración que se recuerda muchísimo es la del cocinero inglés Jamie Oliver en una charla TED sobre el consumo de azúcar por los niños. Par ilustrar la cantidad de azúcar que un niño puede llegar a consumir a partir de leche endulzada, descargó sobre el escenario una carretilla llena de terrones.

10. Historias

Pero de todas las formas de ilustrar presentaciones que he mencionado, creo que la mejor de todas es contar historias. Bueno, de hecho las anécdotas, los testimonios y los chistes pueden considerarse historias.

Desde tiempos inmemoriales, a las personas nos encanta que nos cuenten historias. Es por eso que vamos al teatro y al cine, leemos novelas y podemos pasar un fin de semana entero viendo por televisión un maratón con la última temporada completa de la serie de moda. Por eso, agradecemos enormemente que se introduzcan historias en las conferencias. En muchas ocasiones no recordamos los datos, pero sí las historias que ilustraban esos datos. Por eso el «storytelling» se ha impuesto como una magnífica forma de transmitir ideas y mensajes.

Las historias pueden incluirse a lo largo de todo el discurso, como las anécdotas, o bien pueden constituir la estructura de toda la presentación. Es decir, que la presentación completa sea una historia en sí misma. Esto que parece complicado es sencillísimo. Solo hay quedarle a la presentación la estructura clásica de una historia: inicio, nudo y desenlace. Es especialmente útil cuando las ideas del discurso pueden enlazarse de forma cronológica, por ejemplo al explicar la evolución de un proyecto.

Probablemente, el ejemplo más conocido del empleo de storytelling es el famoso discurso de Steve Jobs la ceremonia de graduación de la Universidad de Stanford.

Ya veis, hay múltiples formas de ilustrar las presentaciones. Evidentemente, no es necesario emplearlas todas, pero sí algunas de ellas encada presentación. Eso sí, siempre de forma bien planificada y ensayada, no nos vaya a pasar como a este ponente: